Функционирование любого предприятия, большого или маленького, сопряжено с оформлением и передачей разного рода документации. Образ рабочего стола, заваленного кипами бумаг знаком, многим, так же как и потребность в свободном пространстве под архивное хранение бухгалтерских и других важных документов.
День сегодняшний вносит коррективы в привычные нормы работы, облегчая и ускоряя создание и передачу информации, благодаря использованию электронного документооборота.
Что такое электронная отчетность и документооборот и почему выгодно этим пользоваться?
Документооборот в организации – это целая система, функционирующая по заданным правилам, обеспечивающая движение всех документов, от момента их создания до ухода на хранение, включая установленный контроль исполнения и регламентируемый доступ к информации в каждом документе и на каждом этапе.
Электронный документооборот (часто в публикациях можно встретить только аббревиатуру этого понятия – ЭДО) подразумевает автоматизированное исполнение всех перечисленных функций по работе с документами, благодаря тому, что оформлены они и хранятся в электронном виде.
Причем здесь нет ограничения по типу используемых файлов: сюда входят помимо текстовых документов и таблиц, все виды медиафайлов. Программа, которая осуществляет управление электронным документооборотом, называется системой ЭДО.
В каждой организации устанавливаются различные системы ЭДО, в зависимости от того, какие работы выполняет данное подразделение или предприятие. Это складской, бухгалтерский, кадровый, управленческий, архивный электронный документооборот и так далее.
Для индивидуальных предпринимателей и малых бизнесов использование электронного документооборота – это способ наименее затратно организовать работу своих сотрудников. Ведь благодаря, отсутствию бумажных носителей информации, для многих видов деятельности потребность в офисе пропадает совсем. Говорить об удобстве передачи электронной отчетности в налоговые и другие государственные органы и вовсе не приходится.
При использовании ЭДО, существует возможность контролировать, на каком этапе находится данный документ, историю его создания и имя исполнителя, что позволяет следить за выполнением поставленной задачи, устанавливать режим доступа выделенного круга лиц к секретным документам и контроль доступа. Также подобная организация работы позволяет избежать утраты документации в рабочем беспорядке или при транспортировке, благодаря копированию важной информации на серверах.
Понятно, что использование ЭДО значительно экономит время и ресурсы предприятия, повышая эффективность работы, конкурентоспособность на рынке, а также удовлетворение от работы сотрудников.
Что важно знать при использовании электронного документооборота?
Так как описанная система работы с документацией повсеместно входит в обиход, наряду с удобством использования возникает потребность законного использования подобных систем. Поэтому при работе с электронной документацией, требуется знание норм и законодательных актов, регламентирующих подобную деятельность.
Давайте обратим внимание еще на один очень важный момент. Бумажный документ, имеющий значение, визировался подписью и печатью, тем самым превращаясь из простого носителя информации в документ, созданный определенным лицом и имеющий силу. Установить же владельца электронного документа и достоверность передаваемой электронной информации не всегда возможно.
Вот с этой целью и была введена электронная подпись, защищающая документацию от фальсификации. Электронная подпись подразумевает систему защиты данных от изменения и возможность определения владельца сторонними людьми с помощью специальных ключей.
Электронные подписи, наряду с другими обязательными требованиями, используются при передаче электронной отчетности через интернет.
Таким опосредованным образом, чтобы соблюсти Федеральный закон «Об обязательном экземпляре», редакции печатных СМИ обязаны получить и использовать электронную подпись.
А вы уже сдаете электронную отчетность через интернет?
Для малого бизнеса наиболее востребованной операцией в данном случае является бухгалтерская и налоговая электронная отчетность через интернет. Подобная процедура значительно экономит время и облегчает процесс предоставления документации.
И наверняка вы знаете, что существует ряд сервисов, которые помогают осуществлять обмен отчетностью, например:
- Такском;
- Тензор;
- ИнфоЦентр
- Контур.
Но на сегодняшний день появилась возможность предоставлять электронную отчетность через интернет прямо на сайте Федеральной налоговой службы, где не так давно был опубликован единый перечень документов, подлежащих передаче в электронном виде. Вы можете свободно с ним ознакомиться. Правда, в этом списке вы не увидите отчетов и деклараций, так как они не регламентируются нормативными актами.
Как сдавать отчетность через интернет на официальном сайте ФНС?
Через интернет-портал ФНС передавать отчетность могут только сами налогоплательщики, если они не относятся к категории крупнейших.
Подпишитесь на нашу рассылку и мы пришлём вам на почту этот документ.
Будьте внимательны при заполнении ваших данных
Мы ответственно храним конфиденциальные данные
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” нажимая кнопку «жду файл», полностью и безоговорочно принимаю политику конфиденциальности, даю ИП Ледовских М. А. согласие на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку путем сбора, систематизации, накопления, хранения, уточнения и удаления, а также путем передачи (предоставления) третьим лицам, привлеченным ИП Ледовских М. А. для достижения указанных ниже целей, моих персональных данных, указанных мной на сайте http://lawinweb.ru: имя, адрес электронной почты — с целью получения информации, документов и материалов, в том числе рекламного характера, от ИП Ледовских М. А.
За идентификатором абонента обратитесь к оператору электронного документооборота – их перечень можно найти на сайте ФНС.
После получения этих данных, можете устанавливать программы, дистрибутивы которых находятся на сайте налоговой.
Если вы выполнили все действия по установке программ, можете переходить к формированию первого транспортного контейнера с помощью ПК «Налогоплательщик ЮЛ».
Подробные инструкции по порядку работы с сервисом электронной отчетности, установке программ и созданию контейнера можно почитать здесь.
Обратите внимание, что документом, который нельзя передавать через интернет-портал ФНС является декларация по НДС.
Сдавать самому или поручить фирме?
Тут уже решать вам – вы можете самостоятельно озадачиться вопросом передачи электронной отчетности через интернет, а можете отдать задание на аутсорсинг – это допустимо. Как правило, документация в этом случае передается через специальные аккредитованные сервисы. Причем некоторые фирмы предоставляют возможность не только годового обслуживания, но и разовые услуги.
Это может быть актуально для занятых предпринимателей, особенно в последние дни отчетного периода.
Это недорогая услуга, но помните, что для осуществления подобной деятельности сторонней организацией, вам потребуется заполнить и передать в налоговую оригинал доверенности на исполнителя, в противном случае ваши отчеты не будут приняты.
