Функционирование любого предприятия, большого или маленького, сопряжено с оформлением и передачей разного рода документации. Образ рабочего стола, заваленного кипами бумаг знаком, многим, так же как и потребность в свободном пространстве под архивное хранение бухгалтерских и других важных документов.
День сегодняшний вносит коррективы в привычные нормы работы, облегчая и ускоряя создание и передачу информации, благодаря использованию электронного документооборота.
Что такое электронная отчетность и документооборот и почему выгодно этим пользоваться?
Документооборот в организации – это целая система, функционирующая по заданным правилам, обеспечивающая движение всех документов, от момента их создания до ухода на хранение, включая установленный контроль исполнения и регламентируемый доступ к информации в каждом документе и на каждом этапе.
Электронный документооборот (часто в публикациях можно встретить только аббревиатуру этого понятия – ЭДО) подразумевает автоматизированное исполнение всех перечисленных функций по работе с документами, благодаря тому, что оформлены они и хранятся в электронном виде.
Причем здесь нет ограничения по типу используемых файлов: сюда входят помимо текстовых документов и таблиц, все виды медиафайлов. Программа, которая осуществляет управление электронным документооборотом, называется системой ЭДО.
В каждой организации устанавливаются различные системы ЭДО, в зависимости от того, какие работы выполняет данное подразделение или предприятие. Это складской, бухгалтерский, кадровый, управленческий, архивный электронный документооборот и так далее.
Для индивидуальных предпринимателей и малых бизнесов использование электронного документооборота – это способ наименее затратно организовать работу своих сотрудников. Ведь благодаря, отсутствию бумажных носителей информации, для многих видов деятельности потребность в офисе пропадает совсем. Говорить об удобстве передачи электронной отчетности в налоговые и другие государственные органы и вовсе не приходится.
При использовании ЭДО, существует возможность контролировать, на каком этапе находится данный документ, историю его создания и имя исполнителя, что позволяет следить за выполнением поставленной задачи, устанавливать режим доступа выделенного круга лиц к секретным документам и контроль доступа. Также подобная организация работы позволяет избежать утраты документации в рабочем беспорядке или при транспортировке, благодаря копированию важной информации на серверах.
Понятно, что использование ЭДО значительно экономит время и ресурсы предприятия, повышая эффективность работы, конкурентоспособность на рынке, а также удовлетворение от работы сотрудников.
Что важно знать при использовании электронного документооборота?
Так как описанная система работы с документацией повсеместно входит в обиход, наряду с удобством использования возникает потребность законного использования подобных систем. Поэтому при работе с электронной документацией, требуется знание норм и законодательных актов, регламентирующих подобную деятельность.
Давайте обратим внимание еще на один очень важный момент. Бумажный документ, имеющий значение, визировался подписью и печатью, тем самым превращаясь из простого носителя информации в документ, созданный определенным лицом и имеющий силу. Установить же владельца электронного документа и достоверность передаваемой электронной информации не всегда возможно.
Вот с этой целью и была введена электронная подпись, защищающая документацию от фальсификации. Электронная подпись подразумевает систему защиты данных от изменения и возможность определения владельца сторонними людьми с помощью специальных ключей.
Электронные подписи, наряду с другими обязательными требованиями, используются при передаче электронной отчетности через интернет.
Таким опосредованным образом, чтобы соблюсти Федеральный закон «Об обязательном экземпляре», редакции печатных СМИ обязаны получить и использовать электронную подпись.
А вы уже сдаете электронную отчетность через интернет?
Для малого бизнеса наиболее востребованной операцией в данном случае является бухгалтерская и налоговая электронная отчетность через интернет. Подобная процедура значительно экономит время и облегчает процесс предоставления документации.
И наверняка вы знаете, что существует ряд сервисов, которые помогают осуществлять обмен отчетностью, например:
- Такском;
- Тензор;
- ИнфоЦентр
- Контур.
Но на сегодняшний день появилась возможность предоставлять электронную отчетность через интернет прямо на сайте Федеральной налоговой службы, где не так давно был опубликован единый перечень документов, подлежащих передаче в электронном виде. Вы можете свободно с ним ознакомиться. Правда, в этом списке вы не увидите отчетов и деклараций, так как они не регламентируются нормативными актами.
Как сдавать отчетность через интернет на официальном сайте ФНС?
Через интернет-портал ФНС передавать отчетность могут только сами налогоплательщики, если они не относятся к категории крупнейших.
Подпишитесь на нашу рассылку и мы пришлём вам на почту этот документ.
[optin_box style=”3″ alignment=”center” action=”https://app.getresponse.com/add_subscriber.html” method=”post” email_field=”email” email_default=”Введите ваш email-адрес” integration_type=”custom” double_optin=”Y” name_field=”first_name” name_required=”Y” name_default=”Введите ваше имя”][optin_box_hidden][/optin_box_hidden][optin_box_code]
[/optin_box_code][optin_box_field name=”headline”][/optin_box_field][optin_box_field name=”paragraph”]PGg0IGxhbmc9InJ1LVJVIiBzdHlsZT0idGV4dC1hbGlnbjogY2VudGVyOyI+PHNwYW4gc3R5bGU9ImNvbG9yOiAjMDAwMDAwOyI+PHNwYW4gc3R5bGU9ImZvbnQtZmFtaWx5OiBUaW1lcyBOZXcgUm9tYW4sc2VyaWY7Ij48c3BhbiBzdHlsZT0iZm9udC1zaXplOiBtZWRpdW07Ij7QkdGD0LTRjNGC0LUg0LLQvdC40LzQsNGC0LXQu9GM0L3RiyDQv9GA0Lgg0LfQsNC/0L7Qu9C90LXQvdC40Lgg0LLQsNGI0LjRhSDQtNCw0L3QvdGL0YU8L3NwYW4+PC9zcGFuPjwvc3Bhbj48L2g0Pgo=[/optin_box_field][optin_box_field name=”privacy”]Мы ответственно храним конфиденциальные данные[/optin_box_field][optin_box_field name=”top_color”]undefined[/optin_box_field][optin_box_button type=”0″ button_below=”Y”]Получить список[/optin_box_button] [/optin_box]
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” нажимая кнопку «жду файл», полностью и безоговорочно принимаю политику конфиденциальности, даю ИП Ледовских М. А. согласие на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку путем сбора, систематизации, накопления, хранения, уточнения и удаления, а также путем передачи (предоставления) третьим лицам, привлеченным ИП Ледовских М. А. для достижения указанных ниже целей, моих персональных данных, указанных мной на сайте http://lawinweb.ru: имя, адрес электронной почты — с целью получения информации, документов и материалов, в том числе рекламного характера, от ИП Ледовских М. А.
За идентификатором абонента обратитесь к оператору электронного документооборота – их перечень можно найти на сайте ФНС.
После получения этих данных, можете устанавливать программы, дистрибутивы которых находятся на сайте налоговой.
Если вы выполнили все действия по установке программ, можете переходить к формированию первого транспортного контейнера с помощью ПК «Налогоплательщик ЮЛ».
Подробные инструкции по порядку работы с сервисом электронной отчетности, установке программ и созданию контейнера можно почитать здесь.
Обратите внимание, что документом, который нельзя передавать через интернет-портал ФНС является декларация по НДС.
Сдавать самому или поручить фирме?
Тут уже решать вам – вы можете самостоятельно озадачиться вопросом передачи электронной отчетности через интернет, а можете отдать задание на аутсорсинг – это допустимо. Как правило, документация в этом случае передается через специальные аккредитованные сервисы. Причем некоторые фирмы предоставляют возможность не только годового обслуживания, но и разовые услуги.
Это может быть актуально для занятых предпринимателей, особенно в последние дни отчетного периода.
Это недорогая услуга, но помните, что для осуществления подобной деятельности сторонней организацией, вам потребуется заполнить и передать в налоговую оригинал доверенности на исполнителя, в противном случае ваши отчеты не будут приняты.
