Образовательная организация должна выдать удостоверение слушателям программы повышения квалификации после того, как они успешно пройдут итоговую аттестацию. Расскажем, как организовать процесс, чтобы соблюдать требования законодательства.
Этапы подготовки и выдачи документов
- Утверждение дизайна удостоверения
- Заполнение бланков
- Внесение данных о выданных документах в Книгу регистрации.
- Подача информации в ФИС ФРДО.
Дизайн удостоверения
Дизайн удостоверения — это форма, размер и цветовое оформление документа. После того как определитесь с внешним видом, обязательно утвердите образец приказом по вашей образовательной организации. Второй обязательный внутренний документ — Положение о порядке оформления, выдачи и хранения документов об образовании.
При разработке дизайна рекомендуем брать за основу бланки полиграфической продукции, защищенные от подделок. Это позволит:
- Сэкономить бюджет образовательной организации — печать бланков стандартного размера обходится дешевле.
- Помочь обучающимся подтверждать полученную квалификацию перед работодателями, кадровыми службами и др.
- Упростить подтверждение подлинности бланка — предприятия-изготовители отчитываются перед лицензирующими органами по количеству, поэтому выпуск фальшивок сведен к минимуму.
- Повысить имидж дополнительного образования.
После того как определитесь с размером бланка, предусмотрите на нем место для серии и номера. Они понадобятся:
- Вам для внесения данных в федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении».
- Ученику для быстрого поиска своего удостоверения в реестре и подтверждения факта повышения квалификации.
Кроме серии и номера, в удостоверении должны быть поля и для другой обязательной информации. Эти поля заполняют при выдаче документов.
Пример бланка, созданного на основе полиграфической продукции, защищенной от подделок
У бланка есть нумерация из 12 символов. Первые два символа — код субъекта РФ, на территории которого находится образовательная организация. Третий и четвертый символы — номер лицензии предприятия, которое печатает бланки. С пятого по двенадцатый символы — учетный номер предприятия-изготовителя.
Разработкой бланков документов — защищенной полиграфической продукции, согласно действующего законодательства, занимаются предприятия-изготовители — лицензиаты ФНС России. Реестр таких организаций есть на официальном сайте ФНС www.nalog.ru.
Образовательная организация может самостоятельно выбрать предприятие-изготовитель бланков. И к тому же заказать бланки с дополнительными защитными признаками по своим эскизам.
Как заполнить бланк удостоверения о повышении квалификации
Информация, которая обязательно должна быть в документе:
- Официальное название образовательной организации в именительном падеже из Устава.
- Регистрационный номер из книги регистрации удостоверений (о ней и порядке регистрации документов — в следующих разделах).
- Наименование населенного пункта, где находится образовательная организация.
- ФИО ученика, который повышал квалификацию или проходил профессиональную переподготовку. ФИО указывают полностью в именительном падеже так же как в паспорте или документе, его заменяющем. Фамилия, имя, отчество иностранного гражданина записываются по данным национального паспорта в русскоязычной транскрипции.
- Наименование программы, которую проходил ученик.
- Срок освоения программы.
- Период обучения.
- Новый вид профессиональной деятельности и (или) наименование присвоенной квалификации (при наличии).
Бланк документа подписывает руководитель образовательной организации или другие сотрудники, если у них есть такое право на основании приказа.
Подписывать документы нужно чернилами, пастой или тушью черного, синего или фиолетового цвета. Подписание документов факсимильной подписью не допускается.
На месте «М.П» ставят печать образовательной организации.
Можно заполнять бланки вручную, но лучше использовать специальный программный модуль и принтер.
Описание модуля по заполнению и учету бланков документов о квалификации
Модуль по заполнению и учету бланков документов о квалификации — это специальная программа, в которой заполняют необходимые поля, чтобы распечатать удостоверение на бланке без ошибок.
Возможности программного обеспечения: учет выданных документов и печать документов.
Программу разрабатывает предприятие-изготовитель бланков документов и бесплатно предоставляет её образовательным организациям. Для использования ПО нужен компьютер на Windows с архитектурой, совместимой с i32, i64 не старше 5 лет с момента выпуска очередной версии программного обеспечения.
Как вести учет удостоверений о повышении квалификации
Учет выданных удостоверений о квалификации, их дубликатов документов и других документов в образовательной организации ведется в соответствующих Книгах регистрации:
- Книга регистрации выдачи удостоверений о повышении квалификации;
- Книга регистрации выдачи справок об обучении;
- Книга регистрации выдачи дубликатов документов.
Информация, которую необходимо внести в Книгу регистрации при выдаче документов:
- наименование документа;
- номер бланка документа;
- порядковый регистрационный номер;
- дата выдачи документа;
- фамилия, имя, отчество лица, получившего документ;
- дата и номер протокола аттестационной комиссии (при наличии);
- подпись лица, которому выдан документ, если документ выдан лично выпускнику либо по доверенности. В случае отправки документа почтой записывают дату и номер почтового отправления.
- подпись специалиста, выдавшего документ.
Рекомендуется также вносить данных о наименовании образовательной программы, названии присвоенной квалификации (при наличии), сроке обучения, дате поступления на обучение, дате окончания обучения. Эта информация понадобится для внесения в федеральную информационную систему «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении».
Также в Книге регистрации рекомендуем фиксировать:
- наименование образовательной программы;
- срок освоения программы;
- период обучения;
- шифр группы;
- наименование присвоенной квалификации (при наличии);
- дату и номер приказа о зачислении слушателя;
- реквизиты приказа об отчислении выпускника.
В случае выдачи документа, дубликата документа, дубликата приложения к диплому по доверенности в графе «Приложение» надо указать ФИО лица, которому выдан документ.
Книга регистрации документов прошнуровывается, пронумеровывается и хранится у руководителя образовательной организации.
Как исправить ошибку в Книге регистрации
Неверно сделанную запись надо скорректировать: рядом со старой записью делают новую и с примечанием «Исправленному верить». Сотрудник, внесший исправления должен поставить свою подпись с расшифровкой и дату.
Как фиксировать выдачу документов на выездном обучении
При проведении выездных занятий можно оформить выдачу документов по каждой группе через ведомости:
- Ведомость выдачи удостоверений о повышении квалификации;
- Ведомость выдачи дипломов о профессиональной переподготовке и приложений к диплому;
- Ведомость выдачи дубликатов документов.
Все ведомости брошюруются по окончании календарного года в Книгу регистрации таким образом:
- оформляется титульный лист;
- Ведомости выдачи документов пронумеровываются в хронологическом порядке;
- Книга регистрации, состоящая из Ведомостей, прошнуровывается и скрепляется печатью образовательной организации с указанием количества листов ведомостей в книге регистрации.
Книга регистрации относится к документам строгой отчетности со сроком хранений 5 лет.
Какие данные нужно подавать в ФИС ФРДО
В течение 30 дней после выдачи удостоверения о повышении квалификации образовательная организация должна внести определенные сведения в базу ФИС ФРДО.
Данные о полученном удостоверении и получателе:
- Наименование документа об образовании и его статус (оригинал или дубликат).
- Номер и серия бланка документа об образовании.
- Регистрационный номер и дата выдачи документа об образовании
- Информация о получателе удостоверения — ФИО, дата рождения, пол, СНИЛС, гражданство по Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ).
- Наименование организации, выдавшей документ.
Сведения о предыдущем профессиональном образовании (информацию у слушателя нужно запросить до начала обучения):
- Код профессии, специальности и направления подготовки, указанных в дипломе о высшем или среднем образовании, полученных до повышения квалификации.
- Основной государственный регистрационный номер организации, выдавшей диплом о высшем или среднем образовании.
- Наименование образовательной программы, наименование профессии, специальности, направления подготовки (при наличии), наименование присвоенной квалификации (при наличии),
- Срок обучения.
- Год поступления на обучение и год окончания обучения.
- Уровень общего или профессионального образования лица, получившего документ об образовании.
- Форма получения образования на момент прекращения образовательных отношений — в образовательной организации или вне такой организаций.
- Форма обучения лица, получившего документ об образовании, на момент прекращения образовательных отношений — очная, очно-заочная или заочная (при получении образования в образовательной организации).
- Источник финансирования обучения лица, получившего документ об образовании, на момент прекращения образовательных отношений: за счет федерального бюджета, бюджета субъекта РФ, местного бюджетов, коммерческое обучение по договору.
Информация об утраченном или уничтоженном документе:
- Сведения, подтверждающие факт утраты документа об образовании.
- Сведения, подтверждающие факт обмена и уничтожения документа.
Информация в ФИС ФРДО открытая, работодатель может проверить удостоверение сотрудника в базе.
Нужна помощь в получении образовательной лицензии? Оставьте заявку и получите бесплатную экспресс-консультацию экспертов «Право в сети».
